Tietosuojaseloste

 

Emme käytä henkilötietojasi ilman perusteltua, EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa listattua syytä. Tästä syystä perusteet henkilötietojen käsittelylle on avattu alla olevissa osioissa.

Oikeutettu etu tarkoittaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan oikeutta käsitellä henkilötietoja esimerkiksi markkinoinnissa, historiallisessa ja tieteellisessä tutkimuksessa sekä tilastoinnissa. Näissä tapauksissa suoritetaan aina ns. edunvertailun, jotta voimme varmistua, että toimenpide ei riko rekisteröidyn oikeuksia.

5.1 Tuotteiden toimittaminen

Lähetämme tilattuja tuotteita asiakkaille. Käytämme tässä alihankkijoita, jotka hoitavat tuotteiden lähettämisen sekä tuotteiden kantamisen perille. Tilausten täyttämiseen liittyvien toimien oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Käsittelemme henkilötietoja tilausten, palautusten ja reklamaatioiden käsittelyyn. Käsittelyperusta tälle on sopimuksen täytäntöönpano. 

5.2 Suoramarkkinointi puhelimessa asiakkaille

Suoritamme puhelimen kautta tapahtuvaa puhelinmarkkinointia oikeutettuun etuun perustuen. 

5.3 Asiakkaan yleinen kontaktointi

Voimme lähettää sinulle ilmoituksia toimituksen tilasta tai mahdollisista ongelmista tuotteen saatavuudessa tai toimituksessa. Käsittelyperusta tälle on sopimuksen täytäntöönpano.

5.4. Sähköinen suoramarkkinointi

Teemme sähköistä suoramarkkinointia pääasiassa suostumukseen perustuen.

5.5 Tilastointi ja muut toimenpiteet

Teemme myynnistä, asiakkuuksista ja kampanjoista tilastoja, joita käytetään myynnin ohjaamiseen. Teemme myös asiakaskyselyjä tilastointia varten. Käsittelyperusta on oikeutettu etu.

Rekisterin sisältämistä tiedoista ei tehdä sellaista luvanvaraista automaattista profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröidyn kannalta.

Henkilötietoja käsitellään toistuvasti kirjanpitolain vaatimusten täyttämiseksi.

Käytämme henkilötietojasi täyttääksemme lakien, tuomioistuinten ja viranomaispäätösten määräykset. Oikeusperuste käsittelylle on oikeudellinen velvoite.

5.6 Palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen

Henkilötietoja käsitellään, jotta voimme tarjota verkkosivuilla asiakkaalle tietoa tuotteista ja mahdollistaa tilauksen tekeminen verkkosivujen kautta. Tämä tarkoittaa esim. IP-osoitteesi käsittelyä nettisivujen näyttämistä varten. Tämä voi sisältää henkilötietojen käsittelyä alihankkijoiden kautta. Oikeusperuste on suostumus ja sopimuksen täytäntöönpano.

5.7 Asiakastietojen tarkistaminen

Asiakastietoja täytyy tarkistaa esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa, jotta voimme varmistaa asiakkaan henkilöllisyyden, muokata asiakastietoja sekä suorittaa rekisteröidyn pyyntöjä. Oikeusperuste on oikeudellinen velvoite sekä sopimuksen täytäntöönpano.

5.8 Markkinoinnin kohdentaminen

Kohdennamme markkinointia sosiaalisen median alustoilla kiinnostustesi tai tilaustesi mukaan. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

 

6.1. Tietojen siirtäminen alihankkijoille

Käytämme alihankkijoita tuotteiden toimittamiseen. Nämä alihankkijat käsittelevät tietoja vain sen verran, että voivat toimittaa tuotteita. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset tietojen käsittelystä sekä siihen liittyvästä tietosuojasta.

Huom! Alihankkijat eivät voi käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa eivätkä säilyttää tietoja pidempään kuin ohjeistettu tai yhteistyösopimuksen loputtua, vaan alihankkijat käsittelevät tietoja pelkästään meidän määrittelemäämme tarkoitukseen.

Käytämme eri alihankkijoiden valmistamia ja ylläpitämiä teknisiä järjestelmiä asiakastietojen, tilausten sekä sähköpostien hallintaan ja erilaisten analyysien tekemiseen. Näiden tahojen kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset, jotka takaavat henkilötiedoille asianmukaisen suojan myös näissä järjestelmissä.

6.2. Tietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle 

Pyrkimyksemme on käsitellä niin paljon henkilötietoja ETA-alueella eli Euroopan talousalueella kuin mahdollista. Käytämme verkkokaupassamme Shopify-alustaa. Shopify ei ole toiminnoissa rekisterinpitäjä, vaan henkilötietojen käsittelijä. Shopify hyödyntää toiminnassaan ETA:n ulkopuolella (Kanada/Yhdysvallat) toimivia palvelimia, joissa rekisterin tietoja säilytetään. Shopify Inc. sijaitsee Kanadassa, josta EU Komissio on antanut päätöksen riittävästä tietosuojan tasosta. Shopify on tehnyt vakiosopimuslausekkeita alihankkijoidensa kanssa tietojen siirtämisestä eteenpäin. 

Toimitusten lähettäjät sijaitsevat Suomessa ja heidän palvelimensa ovat fyysisesti ETA- alueella.

Osa alihankkijoistamme käsittelee tietoja siten, että niitä siirretään ETA-alueen ulkopuolelle. Tämä koskee esimerkiksi jotain teknisiä järjestelmiä. Siirrot kolmansiin maihin toteutetaan seuraavien periaatteiden mukaan: 1) EU Komission on antanut päätöksen riittävästä tietosuojan tasosta kyseisessä maassa tai 2) siirtomekanismina hyödynnetään vakiosopimuslausekkeita sekä mahdollisia täydentäviä suojatoimia, jotta tiedonsiirto ja käsittely toteutuisi samalla tasolla kuin ETA-maiden sisällä.

Mikäli tietojensiirtoa ei pysty enää toteuttamaan pohjautuen EU Komission päätökseen riittävästä tietosuojan tasoon tai alihankkijan tekemiin täydentäviin suojatoimiin, työskentelemme sen eteen, että tiedot siirtyvät sellaiselle alihankkijalle, joka täyttää vaatimuksemme tietosuojan osalta ETA:n ulkopuolella, tai tietoja käsitellään jatkossa ETA:n sisällä.

6.3. Tietojen siirto alihankkijoille/käsittelijöille

Luovutamme tietoja alihankkijoille/käsittelijöille esim. maksutapahtumien yhteydessä, tuotteiden toimitusprosessin yhteydessä sekä tiettyjen markkinointipalveluiden tuottamiseksi. Tällaisia alihankkijoita ovat:

–Järjestelmäalustantarjoajat

– Logistiikkakumppanit

– Kuljetusliikkeet

– Maksujärjestelmäkumppanit

– Maksunvälittäjät maksukortilla maksettaessa

– Kirjanpitotoimistot

– Luotonvälittäjät laskulla tai osamaksulla maksettaessa

– Sähköpostimarkkinointialustat

– Sosiaalisen median alustat ja palveluntarjoajat

Edellä mainitut alihankkijat ja käsittelijät eivät saa käyttää annettuja tietoja omiin tarkoituksiinsa. Heille toimitetaan vain palvelun toteutumisen kannalta oleellinen tieto tiukoin ehdoin.

6.4. Tietojen siirto Klarnalle

Jotta voimme tarjota Klarnan maksuvaihtoehtoja, siirrämme ostotapahtuman yhteydessä henkilötietoja (nimi, yhteys- ja tilaustiedot) Klarnalle. Näin Klarna voi arvioida sinulle käytössä olevat maksuvaihtoehdot sekä räätälöidä ne sinulle sopiviksi. Siirrettäviä henkilötietoja käsitellään Klarnan tietosuojaselosteen mukaan (https://www.klarna.com/fi/tietosuoja/). Jos haluat lisätietoja siitä, mitä eri maksuvaihtoehtoja Klarna voi tarjoa, tutustu ehtoihimme.

6.5. Yhteisrekisterin pitäminen

Meta Platforms Ireland Limited (jäljempänä ”Meta”) ja Suomen Terveysravinto Oy ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Facebookissa olevien fanisivujen osalta. Meta käsittelee henkilötietoja siihen sovellettaviin tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti. Ks. lisätietoa liittyen GDPR:n Artikla 13(1)(a) ja (b) löytyy nettisivulta: (https://www.facebook.com/about/privacy). Meta on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Meihin sovelletaan Metan Controller Addendum - ehtoja. (Katso: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum)

Saamme käyttöömme vain samat tiedot, mitä muutkin Facebookin käyttäjät näkevät eli yksittäisten käyttäjien nimet, julkiset profiilikuvat sekä muut julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot. Henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Henkilötietoja ei siirretä Facebookin sivulta tai kommenteista muihin järjestelmiin ilman erillistä ilmoitusta. Sen sijaan esimerkiksi yksityisviestillä ilmoitetut tilausten muutokset kirjataan muihin järjestelmiin.

Henkilötietojasi käytetään mm. uutisointiin, markkinointiin, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen sekä osaltaan mainosten ostamiseen Metalta sekä mainosten toiminnan mittaamiseen. Kaikki vapaaehtoisten toimintojen kuten arvontoihin osallistumisen kautta annettu tieto perustuu osallistujan suostumukseen. Keräämme näitä tietoja käyttötarkoituksiamme varten. Keräämme yhdessä Metan kanssa tietoa mm. tykkäyksistä, sivuvierailuista, julkaisujen kommenteista, meille osoitetuista yksityisviesteistä sekä julkaisuihin liittyvistä tilastoista.

Käytämme henkilötietojasi mainosten kohdistamiseen ja kohderyhmien luomiseen Facebookissa. Näin voimme tarjota mahdollisimman kiinnostavia tuotteita juuri sinulle. Tämä tapahtuu kahdella tavalla: siirrämme asiakkaiden yhteystietoja Metalle kohdistaaksemme mainontaa sosiaalisessa mediassa. Jaettuja tietoja käytetään vain Suomen Terveysravinto Oy konsernin määrittelemiin tarkoituksiin. Tässä tapauksessa me toimimme rekisterinpitäjinä ja Meta henkilötietojen käsittelijänä. Kohdistamme mainontaa myös niille, jotka eivät ole vielä asiakkaitamme, Metan ns. mukautettujen kohderyhmien kautta.

Sinulla on oikeus kieltäytyä asiakastietojesi luovuttamisesta markkinoinnin kohdistamiseen. Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme ilmoittaaksesi siitä, että tahdot kieltäytyä tällaisesta tietojenkäsittelystä.

Hyödynnämme Page Insights -toimintoa tietojen käsittelyyn, jolloin meihin sovelletaan Page Insights Controller Addendum -ehtoja. (Katso: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum) Lisätietoa nettisivuillamme käytetyistä evästeistä löytyy evästeselosteestamme. Jos haluat tietää Metan evästeiden käyttöperusteita, katso tarkemmin Metan evästeseloste.

Jos haluat käyttää henkilötietoihin kuuluvia oikeuksiasi (mm. tietojesi poistaminen) kun olet ”tykännyt” Facebook-sivuistamme tai seuraat sitä, pyydämme ottamaan yhteyttä paikalliseen Metan edustajaasi. Tietopyynnöt liittyen Page Insights -toimintaan lähetetään eteenpäin Metalle. Jos haluat lisätietoja siitä, miten Meta käsittelee henkilötietoja, millä oikeusperusteella tiedot käsitellään sekä miten voit toteuttaa omia oikeuksiasi, tutustu seuraavaan linkkiin: https://www.facebook.com/about/privacy

6.6 Tietojen luovuttaminen viranomaisille

Suomen Terveysravinto Oy:n konsernilla on oikeus ja velvollisuus luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja viranomaisille heiltä tulevien selvityspyyntöjen täyttämiseksi.

6.7 Konsernin sisäiset tiedonsiirrot

Tietoja siirretään konsernin sisällä riippuen siitä, mikä yhtiö vastaa rekisterinpitäjyydestä, asiakkuudesta tai teknisistä järjestelmistä. Tietoja siirretään sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä asiakasrekisterin ylläpitoa varten, sillä konsernin eri tytäryhtiöt vastaavat eri alueista tietojen käsittelyssä. Konsernin sisäisten tietojensiirtoihin sovelletaan tietojen käsittelysopimuksia. Käsittelijänä toimivat yhtiöt eivät käsittele tietoja muihin kuin rekisterinpitäjän määrittämiin käyttötarkoituksiin.

Mikäli konsernin jokin tytäryhtiö on osallinen konsernin sisäiseen fuusioon tai yritysostoon, tällaisten toimenpiteisiin liittyvät tiedot siirtyisivät tällaisten tarkoitusta varten.

6.8 Yritysosto tai fuusioituminen

Mikäli konsernin jokin tytäryhtiö tai konserni kokonaisuudessa osallistuu yritysostoon tai fuusioituu, konsernilla on oikeus siirtää kaikki henkilötiedot oikeutetuille osapuolille oston seurauksena. Konsernilla on oikeutettu etu toteuttaa kyseiset toimenpiteet, mikäli näin katsotaan konsernin intressien mukaisesti tulevaisuudessa.

 

Henkilötietorekisterimme on olemassa vain sähköisenä versiona. Rekisteri on suojattu salasanoilla, salaamalla sekä palomuureilla tietomurtojen varalta. Rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu henkilön tehtävänkuvan mukaan. Kaikki rekisteriä käyttävät ovat allekirjoittaneet elämän mittaisen vaitiolositoumuksen rekisterin sisällöstä. Järjestelmistämme vastaava alihankkija vastaa puoleltaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimista, jotka takaavat rekisterin fyysisen ja teknisen suojauksen. Alihankkijasopimukset myös täsmentävät, mitä alihankkijat saavat ja eivät saa tehdä tiedoilla.

 

9.1 Sinulla on oikeus saada pääsy järjestelmässä sinua koskeviin henkilötietoihin. 

Tiedot voidaan toimittaa sinulle, kunhan olet tunnistautunut riittävästi. Tiedot voidaan toimittaa tapauskohtaisesti puhelimessa, sähköpostilla, suojatulla sähköpostilla tai paperilla. Toistuvista paperilla toimitettavista pyynnöistä veloitamme kohtuulliset hallinnointikustannukset (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15 artikla kohta 3)

9.2 Sinulla on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista

Jos huomaat, että meillä on sinusta virheellisiä tietoja, kerro asiasta meille, ja me korjaamme ne hetimiten.

9.3 Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköpostimarkkinoinnista sekä peruuttaa aikaisemmin antamasi suostumus sähköpostimarkkinointia varten.

Emme lähetä sinulle markkinointisähköpostia, jos et ole antanut siihen erikseen lupaa. Poikkeuksena voi olla tiettyjen kampanjoiden markkinointi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä kansallisten asetusten asettamissa rajoissa.

9.4 Sinulla on oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittely.

9.5 Sinulla on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen eteenpäin yhteistyökumppaneille

Voit tahtoessasi vaatia, että emme luovuta tietojasi yhteistyökumppaneillemme. Tällaisista tapauksista kannattaa keskustella erikseen, jotta tämä ei vaaranna esimerkiksi tuotteesi toimittamista (esim. kielto luovuttaa henkilötietoja Postille).

9.6 Sinulla on oikeus tehdä kantelu toiminnastamme Tietosuojavaltuutetulle

Jos koet, että olemme rikkoneet henkilötietojesi suojaa, sinulla on oikeus tehdä meistä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Koska rekisterinpitäjä sijaitsee Suomessa, voit tehdä ilmoituksen Tietosuojavaltuutetulle seuraavan linkin kautta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

9.7 Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus vaatia kaikkien tietojesi poistamista järjestelmistämme. Tätä sanotaan ”oikeudeksi tulla unohdetuksi”. Tällöin poistamme henkilötietosi kaikista järjestelmistämme. Tietojen poisto ei ole mahdollista esimerkiksi tilanteissa, joissa oikeuskäsittely on kesken. Samoin kirjanpitolain vaatimia tietoja ei voi poistaa kirjanpidosta ym.

9.8 Sinulla on oikeus saada vastaus henkilötietokyselyihisi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen määrittämässä ajassa

Vastaamme henkilötietoja koskeviin kyselyihin ”ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.” (GDPR 12.3). Kuitenkin pyrkimyksenämme on vastata selkeästi nopeammin.

9.9 Sinulla on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.

Jos tahdot saada tietosi koneluettavassa muodossa, toimitamme ne sinulle tässä formaatissa.

Tietosuojaseloste on päivitetty 25.8.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- selkeytimme selostetta

Tietosuojaseloste on päivitetty 7.7.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- korjasimme kirjoitusvirheitä tekstistä

Tietosuojaseloste on päivitetty 16.5.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- lisäsimme Klarnan henkilötietojen käsittelystä tietoa

Tietosuojaseloste on päivitetty 3.2.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- selkeytimme konsernin muita yrityksiä (osa 1)
- annoimme lisätietoja yhteisrekisterinpitäjyydestä Metan kanssa (osio 6.5)

Tietosuojaseloste on päivitetty 2.2.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- teimme selosteesta helpommin ymmärrettävää
- selkeytimme ja päivitimme kokonaisuutta vastaamaan tarkemmin sitä, miten tietoja käsitellään erityisesti verkkokaupassa sekä konsernin sisällä
- selkeytimme rekisterinpitäjää sekä konsernin muita yrityksiä (osa 1)
- tarkensimme niitä tietoja, joita meillä on rekisteröidyistä (osa 3)
- selvensimme, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään (osio 5)
- selvensimme tietojen siirtoja (osio 6)
- selkeytimme tietojan siirtoja ETA-alueiden ulkopuolisiin kolmansiin maihin (osio 6.2)
- annoimme lisätietoja yhteisrekisterinpitäjyydestä Facebookin kanssa ja uusista markkinointitavoista.
Lisäksi kerroimme, kuinka kieltäytyä kohdennetusta markkinoinnista sosiaalisessa mediassa (osio 6.5)
- selvensimme rekisteröidyn oikeuksia GDPR:n mukaan (osio 9)